Als Ambtelijk Secretaris ben jij het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij vragen over o.a. tentamens, vrijstellingen en examenprogramma’s. Je ondersteunt de examencommissies en zorgt voor een soepele afhandeling van alle zaken. Jouw (juridische) advies, organisatorische vaardigheden en schriftelijke communicatie zijn cruciaal voor het succes van de examencommissies.
Wat je gaat doen als Ambtelijk Secretaris:
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij de examencommissie.
- Je ondersteunt de examencommissie en verzorgt de voorbereiding en afhandeling van vergaderingen en verzoeken.
- Je bent sparringspartner voor de examencommissie en je geeft (on)gevraagd (juridisch) advies.
- Je kwalificeert en categoriseert binnenkomende vragen en verzoeken, geeft een eerste reactie en bereidt besluiten voor volgens relevante wetgeving en HU-regelgeving.
- Je communiceert besluiten, archiveert documenten en bewaakt de voortgang van processen.
- Je neemt deel aan teamoverleggen.
Wij bieden jou
Bij ons krijg je de mogelijkheid om te werken aan studentsucces en een voortrekkersrol te pakken bij de aanpak van maatschappelijke opgaven in de regio. Daarnaast bieden wij goede arbeidsvoorwaarden om te komen werken bij de HU:
- Wij bieden een D4 contract. Wij hebben twee tijdelijke posities van juli t/m december 2025 vanwege zwangerschapsverlof met een omvang van 0,8 fte. Daarnaast hebben wij een tijdelijke positie vanweege ziektevervanging voor de duur van ongeveer 9 maanden. Startdatum in overleg. Interne kandidaten behouden hun contractvorm, maar er zal dan wel gewerkt worden met een interen detachering:
- Afhankelijk van je kennis en vaardigheden zullen je verantwoordelijkheden en takenpakket worden bepaald. Op basis hiervan vindt inschaling plaats in schaal 9 met een minimum salaris van €3.609,94 en een maximum van €4.909,21;
- Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internetvergoeding van €37,50 netto per maand bij een voltijd-aanstelling. Uiteraard behoort het tot de mogelijkheden om een deel van je dienstverband thuis te werken, daarvoor krijg je een thuiswerkvergoeding €2,40 netto per dag.
- Een NS Business Card zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding.
- Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal;
- Bij een fulltime dienstverband van 40 uur heb je ca 53 dagen verlof, waaronder de feestdagen en verplichte vrije dagen. Daarnaast krijg je ieder jaar 45 duurzame inzetbaarheidsuren.
Jouw profiel
Wij willen natuurlijk graag dat jij bij ons succesvol wordt in jouw nieuwe baan. We ontvangen van jou graag jouw motivatie en een overzicht van je ervaring. In jouw cv lezen wij graag het volgende:
- Een afgeronde hbo- of wo-bachelorsdiploma op juridisch vlak heeft een sterke voorkeur, of werkervaring in een vergelijkbare rol.
- Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
- Kennis van relevante wet- en regelgeving; bekendheid met het Onderwijs- en Examenreglement is een pre.
- Ervaring met het studievolgsysteem Osiris.
Naast de kennis en ervaring die je in huis hebt, vinden wij het minstens zo belangrijk wie je bent. Als wij met elkaar in gesprek gaan, dan wordt ons uit jouw voorbeelden duidelijk dat jij goed kan plannen en organiseren. Je gestructureerd en zelfstandig kan werken, maar dat samenwerken voor jou ook heel belangrijk is. Je initiatief durft te nemen. Je neemt nieuwe informatie snel tot je en maakt nieuwe taken je snel eigen. Daarnaast is een goed relativeringsvermogen en gevoel
Jouw ontwikkelingsperspectief
Bij Hogeschool Utrecht zijn er heel veel mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien. Wij helpen je bij jouw ontwikkeling; of dit nu gaat om kennisuitbreiding, coaching of om de volgende stap in je carrière. Bij ons kun je jezelf blijven ontwikkelen in een uitdagende en maatschappelijk georiënteerde omgeving waarbij plezier centraal staat. Kansen zijn er altijd. Het is aan jou om deze kansen te pakken.
Jij komt werken bij Hogeschool Utrecht
Hogeschool Utrecht (HU) is een grote gemeenschap van bijna 40.000 studenten en ruim 4.000 medewerkers. Samen werken we intensief met de beroepspraktijk en met elkaar aan oplossingen voor de vraagstukken van nu.
De HU is gevestigd op het Utrecht Science Park en in Amersfoort en biedt onderwijs op associate degree-, bachelor- en masterniveau. Onlangs is daar het professional doctorate aan toegevoegd. Met onderzoek hebben we (regionale) impact en leiden we studenten op tot innovatieve professionals.
Je wordt lid van een gemeenschap waarin we elkaar binnen en buiten het werk ontmoeten op allerlei verschillende plekken en manieren. Bijvoorbeeld bij de community van de HU Alumni of de HU Gender and Sexuality Alliance (HU GSA), het Netwerk Diversiteit & Inclusie, het Programma Gelijke Stagekansen of tijdens een festival als het Voel je Thuis Festival.
De HU-gemeenschap is open, rechtvaardig en duurzaam en zo geven we vorm aan de beroepspraktijk, de maatschappij en de professionals van de toekomst.
Over de werkplek
Je werkt in het team Certificering 2, onderdeel van de dienst Onderwijs, Onderzoek en Studentzaken (OO&S), gevestigd in Science Park Utrecht. Dit is een dynamische omgeving waarin samenwerking met andere ambtelijk secretarissen en examencommissies belangrijk is. Het is mogelijk om deels vanuit huis te werken.
Solliciteren
Hogeschool Utrecht haalt ontwikkeling en inspiratie uit verscheidenheid aan gender, kleuren en culturen. Iedereen die zich herkent in het profiel en graag deze rol zou komen vervullen, is van harte welkom om te reageren. Solliciteren kan uitsluitend online tot en met 11 mei 2025.
Ben je enthousiast, maar heb je wel nog vragen? Neem dan contact op met Monique Kuper (Teamleider) via monique.kuper@hu.nl of 06-14350932.
Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Jacqueline de Moor (corporate recruiter) via jacqueline.demoor@hu.nl.
We hebben onze eerste gesprekken gepland op 20 mei. Een tweede gesprek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Wat ons betreft kun je snel starten, we bepalen samen wat jouw startdatum wordt.
De sollicitatieprocedure is te vinden in de sollicitatiecode op onze site https://www.hu.nl/werkenbij/arbeidsvoorwaarden. Hier is ook een link naar de cao hbo te vinden.
Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure.
Solliciteren
Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Solliciteer dan direct! Vragen over deze vacature of functie?